Gestire i ricambi portati da casa: come tutelare la propria officina con fermezza

 
Ogni autoriparatore lo sa bene: prima o poi varcherà la soglia dell'officina il famigerato cliente "tuttologo". È colui che ha già diagnosticato il guasto della sua auto su un oscuro forum online e, per non farsi mancare nulla, si presenta orgoglioso con il ricambio acquistato su internet direttamente nel bagagliaio. Gestire questa delicata trattativa richiede molta fermezza e una solida professionalità, doti indispensabili per non sminuire il vostro prezioso lavoro e per garantire sempre la sicurezza dei veicoli su strada.
 
La strada più sicura e fortemente raccomandata per la salute della vostra impresa è sempre quella di declinare l'offerta, gentilmente ma con estrema decisione. Accettare ricambi di dubbia provenienza significa infatti rischiare di compromettere la qualità della riparazione e mettere a repentaglio la sicurezza del guidatore. Tuttavia, sappiamo bene che la teoria a volte si scontra con la pratica lavorativa; se per motivi di fidelizzazione storica decidete di chiudere un occhio e montare il pezzo del cliente, diventa imperativo tutelarsi legalmente ed economicamente. In questo frangente, il vostro miglior alleato è un'impeccabile gestione officina.
 
Durante la fondamentale fase di fatturazione, dovete specificare nero su bianco la provenienza del componente installato. Utilizzando un gestionale officina meccanica completo come FAST Officina, potete sfruttare la flessibilità dei documenti inserendo una riga di tipo "Commento". Questa specifica riga descrittiva consente l'inserimento di commenti liberi all'interno di fatture, scontrini o commesse. In questo spazio dovrete aggiungere una chiara clausola in cui dichiarate che il ricambio è stato fornito esclusivamente dal cliente e che, di conseguenza, l'officina non si assume alcuna responsabilità civile, penale o di garanzia sul pezzo stesso né sugli eventuali danni derivanti dal suo malfunzionamento.
 
Questo livello di precisione e tutela deve estendersi a tutti i processi quotidiani. Un buon gestionale officina vi supporta fin dal primo momento, ovvero dall'accettazione: la compilazione di questo documento sancisce l'affidamento all'autoriparatore dell'incarico di riparare il veicolo. In questa fase l'operatore può registrare minuziosamente l'elenco degli inconvenienti comunicati dal proprietario e annotare lo stato del veicolo al momento della presa in carico, inclusi eventuali danni preesistenti. È bene inoltre ricordare una regola fondamentale per la sicurezza dei vostri archivi: il campo Targa e telaio non sono modificabili nell'anagrafica Veicolo, una caratteristica pensata per mantenere lo storico degli interventi assolutamente integro e inalterabile.
 
Infine, per evitare di dipendere dai ricambi dei clienti, è vitale ottimizzare la propria fornitura interna attraverso un'oculata gestione del magazzino. FAST Officina permette di caricare gli articoli gestiti all'interno del proprio magazzino e di richiamarli all'interno del documento tenendo sempre sotto controllo la giacenza aggiornata. Affidarsi agli strumenti tecnologici giusti significa trasformare un potenziale problema in una procedura operativa standard, gestita con la massima tranquillità ed efficienza.